Los diferentes tipos de punto de venta

Un sistema de punto de venta computarizado puede proveer a un negocio pequeño con la habilidad de monitorear sus ventas y controlar el inventario en tiempo real, utilizando cajas registradoras que registren las ventas en el momento en que ocurran. Generalmente, tienen un hardware similar al de una computadora estándar, conectado con algunos accesorios especializados para acelerar el proceso de ventas.

El sistema de venta más antiguo y más simple es la caja registradora, pero hay muchas limitaciones que tenía el simple hecho de monitorear la entrada y salida de dinero. Los sistemas de punto de venta han incluido la habilidad de las bases de datos y han especializado la entrada de datos para categorizar instantáneamente las ventas por el tipo, el estatus de cobro y el impacto en el inventario. También pueden formar parte del sistema de marketing que permita dar seguimiento a los clientes, recomendar algunas ventas posteriores, y también registrar el historial de ventas que haya tenido la persona.

Un proceso estandarizado de punto de venta tiene la facilidad de permitir que varios vendedores utilicen el sistema, con el fin de mejorar la interacción con el cliente y reducir los costos. Por ejemplo, el ubicuo código de barras en los productos permite escanear instantáneamente el precio del producto y los datos que haya sobre descuento en él, que es mucho más rápido que ingresar manualmente los datos o buscar los descuentos que haya y después aplicarlo manualmente, otra vez. Algunas de las grandes cadenas, como Wal-Mart, conectan los datos de sus puntos de venta directamente los proveedores, lo que permite, en gran medida, mantener los precios abajo del precio que ofrecen sus competidores.

Hay dos grandes categorías de los sistemas de punto de venta: la combinación del hardware y el software usados, y el segmento al que va dirigido el punto de venta. La mayoría de los softwares sirven dentro de las computadoras normales, pero suele estar diferenciada por accesorios que sirven para poner en práctica las aplicaciones de cada sistema. La entrada de datos puede hacerse con un simple teclado. Esto puede ser barato, pero puede llevar a que se introduzcan datos erróneos y que el uso sea más despacio. También se pueden agregar los escáneres electrónicos, las pantallas táctiles o dispositivos inalámbricos que sean llevados directamente por el staff, como los meseros. La información requerida para hacer la venta se puede hacer con un software especializado o con impresoras de papel de recibo. Finalmente, la compra puede ser un proceso que integre lectores de tarjetas de crédito y un cajero de efectivo “electrónico”.

Ahora bien, los sistemas de punto de venta también pueden funcionar a través del target al que estén orientados, pues las necesidades de un negocio de distribución pueden ser muy diferentes a las de un restaurant u hotel. Estas diferencias son manejadas a través de softwares especializados para cada segmento del mercado, el que minimiza la complejidad de las situaciones, mostrando tan solo información relevante del negocio para cada empleado y gerente dentro del proceso operativo del negocio.

Los sistemas de puntos de venta también varían mucho según el software de la base de datos que se utilice. Un gerente no técnico debería ser capaz de hacer cambios en el menú o en los productos, ya sea precios u ofertas, que se adecuen a las necesidades del negocio. El flujo del capital también debe ser monitoreado a través de un software conectado con el banco, y lo mismo debe funcionar con las tarjetas de crédito y los sistemas de reportes de impuestos. La interfaz del usuario debe ser modificable para que se pueda adaptar a las necesidades del staff que vaya ingresando y que no tenga la suficiente experiencia. Por ejemplo, el punto de venta de McDonald’s permite que staff recién ingresados puedan llegar a hacer transacciones en menos de un minuto.